Bei großen Projekten ist es selbstverständlich, dass sich eine ganze Abteilung um das Marketing kümmert. Bei kleinen Projekten wird gelegentlich die Notwendigkeit nicht gesehen.

Es gibt aber in jedem Projekt Situationen, die den Erfolg gefährden können: Mangelnde Motivation, fehlende Ressourcen und unkooperative Partner. Die Ursache dafür kann unter anderem eine fehlende Sichtbarkeit und damit fehlende Akzeptanz bei den Beteiligten sein. Mit der Vermarktung eines Projektes kann dessen Akzeptanz gefördert werden: Im Idealfall empfinden die Projektmitarbeiter es als “Ehre” dabei zu sein und aktiv zu dem Erfolg beizutragen.

In kleinen Projekten trägt der Projektmanager (PM) bereits mit seiner täglichen Arbeit zum Marketing bei.

Tue Gutes und rede darüber (Walter Fisch)

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor für jedes Projekt ist Unterstützung von innen und von außen. Das gilt für die gesamte Projektlaufzeit. Schafft es der PM, dass sein Projekt als wichtig und damit relevant wahrgenommen wird, hat das entscheidende Vorteile:

• Ein motiviertes Team
• Unterstützung von Vorgesetzten
• Verlässliche Zu- und Mitarbeit der Kunden (Auftraggeber)

Kommunizieren, kommunizieren, kommunizieren!

Der PM nimmt eine zentrale Rolle bei der Kommunikation zu allen Stakeholdern in einem Projekt ein. Diese muss dabei auf die jeweiligen Stakeholder in Form und Frequenz zugeschnitten sein und dabei über die klassische Berichtsbedarfsmatrix hinausgehen:

• Motivation des Teams durch Anerkennung seiner Leistung – Jedes Teammitglied hat seine bedeutungsvolle Aufgabe.
• Schaffung von Vertrauen durch offene und ehrliche Informationspolitik – Der Auftraggeber hat das Gefühl, das Projektteam ist immer in der Lage das Projekt zum Erfolg zu führen.
• Positionierung des Projektes gegenüber anderen Projekten – sichtbare Projekte erfahren Unterstützung sowohl vom Top-Management als auch auch von anderen Gruppen, die gerne etwas beitragen wollen.

Kontext, Kontext, Kontext!

Das Projekt sollte immer als ein Zahnrad im Gesamtsystem betrachtet werden. Die Frage nach “cui bono?” (wem nützt es?) ist wichtig, um die übergeordneten Ziele zu erkennen und zu verstehen. Der PM erfasst die politische Großwetterlage mit seinem Radar und bewertet diese. Es reicht nicht aus, darauf zu warten, dass Informationen zu ihm kommen. Er muss ein Netzwerk aufbauen und sich auch aktiv darum bemühen.

Die Kenntnis des PM der fachlichen Domäne ist ein weiterer wichtiger Erfolgsfaktor für jedes Projekt. Projekte existieren nie alleine, sondern sind mit anderen verwoben und dienen damit immer einem noch größeren Ziel. Am Ende unterstützen alle kleineren Projekte auch das Geschäftsmodell des Auftraggebers.

Ist dem PM der Gesamtkontext bekannt, kann er viele Entscheidungen zielgerichteter vorbereiten und steuern.

Innen ist nicht außen

Das Vorgehen des PM unterscheidet beim Marketing auch zwischen dem Projektteam (innen) und den anderen (außen).

Die Visualisierung des gemeinsamen Ziels über ein Big Picture hilft dem gesamten Team, sich mit den Inhalten zu identifizieren und auf den Erfolg zu fokussieren. Missverständnisse werden reduziert. Jedem einzelnen im Team wird der Sinn einer Teilaufgabe im Projekt veranschaulicht. Das gemeinsame Verständnis ermöglicht dem PM auch das Führen und Motivieren agiler Teams über das Warum machen wir das eigentlich? (1). Das Team entwickelt die Möglichkeiten, proaktiv und eigenständig richtige Entscheidungen zu treffen. Die Unterstützung von innen durch das gesamte Team bei der Entwicklung von Lösungsideen und der Identifikation von Risiken trägt positiv zum Erfolg bei. Das Projekt profitiert von dem Collective Mind (2).

Die meisten PMs kommunizieren nach außen über den Statusbericht. Dieser hat aber oft den Charakter von Problembewältigung und ist unzulänglich, um auch die Erfolge angemessen zu benennen. Folgende Beispiele an Teamleistungen sollen verdeutlichen, was über den Statusbericht nicht nach außen gelangt:

• Das Erkennen von Synergien im Projektverlauf hilft dabei Kosten einzusparen.
• Kritische Situationen konnten frühzeitig erkannt und rechtzeitig entschärft werden.
• Ein mitdenkendes Team kann Missverständnisse und Unklarheiten in der Anforderungsanalyse erkennen und frühzeitig aufzeigen.

Wie kam es, dass die Ampel grün zeigt? Tue Gutes und rede darüber (Walter Fisch). Werden diese Informationen aktiv anderen mitgeteilt, entsteht ein ganz neues Bild der Leistungen des Teams. Der Auftraggeber ist begeistert und andere Projekte können lernen.

Es bedarf keinen großen Aufwand

Man muss keine ganze Abteilung beschäftigen und Flyer produzieren. Es geht auch angemessen eine Nummer kleiner. Der PM sollte jede sich ergebene Situation nutzen, um anderen die Erfolge des Teams und die Bedeutung des Projektes zu verdeutlichen.

Dem PM sollten alle Möglichkeiten zur Kommunikation im Unternehmen bekannt sein und situativ von ihm genutzt werden. Die digitalen Welten bieten heute schon viel mehr als nur das Telefon, die E-Mail und den Newsletter. Gerade kleine Projekte mit weniger Budget können von leichtgewichtigen Medien wie Blogs, Foren, Projekt-Landingpages, Twitter u.v.a.m. profitieren.

Ganz ohne Technik funktioniert der Ansatz “Management-by-walking-around”. Der PM schafft sich damit die Gelegenheit die Stimmung außerhalb des Projektes direkt zu erfahren. Er kann in einem spontanen Gespräch vom Projekt erzählen und auch auf Fragen gezielt und schnell zu reagieren. Durch diese Mikropolitik kann der PM auch Gegenspieler wertschätzen und einbeziehen, um damit das Konfliktpotential zu reduzieren (3). Nebenbei schafft er sich damit ein nützliches Netzwerk im Unternehmen zu anderen Gruppen, die das Projekt unterstützen könnten. Vielleicht auch erst im nächsten Projekt.

Fazit

Jedes Projekt hat sein individuelles Marketing nötig. In kleineren Projekten liegt diese Aufgabe beim PM, da er die Fäden zusammenführt und den Überblick hat. Jeder PM sollte dabei seine eigenen Fähigkeiten kennen und nutzen. Softskills wie Kommunikationsfähigkeit und Empathie sind hilfreich. Marketing ist eine Teilaufgabe des Projektmanagements.

Tassilo Kubitz

Links

(1) “Club der toten Teams… ” – REConf 2015 Keynote  – Udo Wiegärtner   https://www.youtube.com/watch?v=ESsAt9UwrJU ab 52:05

(2) Die Collective Mind Methode – Springer 2010 – Jens Köhler und Alfred Oswald

(3) Vertrauen – ein Schlüssel zum Projekterfolg – projektManagement aktuell 2.2016 – Isabell Braumandl